Anleitungen

37 Videokonferenzen

Videokonferenzen eignen sich optimal für Besprechungen, Online-Konferenzen, Teamsitzungen usw. Damit die Videokonferenz optimal abläuft, ist es wichtig die richtigen Vorbereitungen zu treffen sowie das Verhalten während der Konferenz zu klären.

 

Beschreibung

Videokonferenztools eigenen sich optimal für das Abhalten von Webinars (Onlinevorlesung), Gruppengesprächen, Teamsitzungen sowie anderen Besprechungen online.

 

Tools

 

Einsatzzwecke & Funktionalitäten

  • Telefonat, Chat und Videochat
  • Grosse und kleine Gruppen
  • Dateien freigeben und gemeinsam besprechen
  • Bildschirm teilen & zur Nutzung freigeben (man kann zusammen etwas anschauen oder die Steuerung übergeben)
  • Besprechungen, Dateiablage, Notizbücher
  • Webinare und Videokonferenzen abhalten
  • Whiteboard-Funktion nutzen
  • Externe Teilnehmer (ohne SWITCHaai-Zugang) zu einer Besprechung einladen
  • Webkonferenzen aufnehmen und als mp4-Datei exportieren

HfH erprobt

Videokonferenzen können für die Besprechung von so ziemlich allem genutzt werden.

 

Aufwand – Nutzen, Schwierigkeitsgrad

Arbeitsaufwand für den Einsatz von Videokonferenztools aus Dozierendensicht

  • Wie aufwendig ist es, diese Tools erstmalig einzurichten? Der Aufwand unterscheidet sich von Tool zu Tool. Gewisse Tools sind eher intuitiv (MS Teams, Skype, SWITCH open meet), andere benötigen i. d. R. mehr Einarbeitungszeit (Adobe Connect)
  • Vor Beginn jeder Konferenz benötigt man 10-15 Minuten, in denen man sich die Technik einrichtet: Audio-Check, Webcam-Check, finden alle Teilnehmer in den virtuellen Besprechungsraum
  • Die Vorbereitung einer Videokonferenz erfordert klare Informationen und Anleitungen an die Teilnehmer: Reicht ein Headset oder brauchen alle Teilnehmer eine Webcam? Wann sollen sich die Teilnehmer im Online-Konferenzraum einfinden (Empfehlung: 10 Minuten vor Start der Veranstaltung – dafür spart man sich Reisewege), wie melde ich mich, wenn ich während einer Präsentation eine Frage habe?
  • Wie aufwendig ist es, dieses Tool zu warten? Die Wartung der Tools unterscheidet sich von Tool zu Tool. Die meisten sind jedoch einfach zu warten.

 

Tipps

Was ist beim Einsatz dieser Tools konkret zu beachten?

Vorbereitung

  • Headset/ Kopfhörer: Um Störgeräusche sowie Echos und Hall zu vermindern, ist es nötig wenn immer möglich ein Headset während der Konferenz zu verwenden. Dies kann ein klassisches Computerheadset aber auch ein einfacher Kopfhörer mit Mikrofon sein (wie man sie bspw. zum Handy erhält).
  • Mikrofon und Kamera: Es lohnt sich vor einer Videokonferenz das Mikrofon und die Kamera zu testen. In den meisten Videokonferenztools ist ein Test integriert. In den meisten Fällen müssen die Kamera und das Mikrofon explizit freigegeben werden. Zum Teil kann man das direkt in der Konferenz. Wir empfehlen vorgängig in den Einstellungen unter Datenschutz die Kamera und das Mikrofon für das jeweilige Programm oder den genutzten Browser freizugeben.
  • Browser: An einer Videokonferenz kann man je nach Tool in der jeweiligen Desktopapp oder auch über einen Browser teilnehmen. Hier gilt zu beachten, dass sich nicht alle Browser dazu eigenen. Google Chrome unterstützt alle (uns bekannten) Tools und eignet sich am besten für Videokonferenzen.
  • Testen: Wir empfehlen den Umgang mit einem Videokonferenztool zuerst zu testen und die entsprechende Anleitung zu lesen. So können Unsicherheiten vermindert werden. Einfach mit Mitarbeitenden oder dem DLC einen Termin vereinbaren und den Umgang mit den Tool üben.

Während der Videokonferenz

  • Referent*in/ Teilnehmende: Abhängig davon, ob die Videokonferenz eine Besprechung oder ein Referat (Vorlesung, Webinar) ist, sollte ein Verhaltenskodex festgelegt werden. Es empfiehlt sich, dass bei einem Referat die Teilnehmenden ihr Mikrofon und auch die Kamera ausschalten. So wird die Qualität der Videokonferenz optimiert und die Videokonferenz wird ruhiger.
  • Hand heben: Wie in einer Vorlesung, werden die Teilnehmenden Fragen stellen oder sich beteiligen. Legt am Anfang der Konferenz fest, ob sich die Teilnehmenden via Chat melden oder direkt ihr Mikrofon einschalten und sprechen sollen. Wird in der Konferenz eine Präsentation via Bildschirm teilen gezeigt, kann die referierende Person oft den Chat nicht im Auge behalten, da empfehlen wir eine Person zu bestimmen, die durch Moderation (bswp. Aufrufen der Namen) unterstützt.
  • Moderation: In einer Besprechung empfiehlt sich eine Moderation, die das Durcheinandersprechen minimieren kann.
  • Dauer: Videokonferenzen können anstrengend sein, wenn sie zu lange dauern. Wir empfehlen bei längeren Blöcken auch Pausen einzulegen. Während der Pause kann man in der Konferenz bleiben und beispielsweise alle Kameras und Mikrofone ausschalten.
  • Interaktive Elemente: Eine Videokonferenz mit einer Präsentation lässt sich durch interaktive Elemente aktiver gestalten. Beispiele dafür sind ein Live Voting, eine Abstimmung, ein Onlinetest oder Besprechungen in Kleingruppen (via Breakoutrooms oder Gruppenbesprechungen).

Und zum Schluss:
our professor was 20 minutes into lecture before realizing 1. he wasn't sharing his slides 2. he wasn't recording the lecture 3. he had his computer muted so he couldn't hear us 4. wasn't checking the chat and 5. had his phone on silent so the TAs couldn't ahold him hahaha

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