38 Microsoft Teams

Das Wichtigste in Kürze

Schritt für Schritt Teamsbesprechung

Lade Teams herunter (falls nicht schon geschehen). HfH-externe Personen, die keine Möglichkeit haben das Teams der HfH zu nutzen, können zur Not auch über den Browser (nur Google Chrome!) teilnehmen. Falls ein Teamsaccount einer anderen Organisation vorhanden ist, kann man auch mit diesem Account teilnehmen^[2].

Es sollte wenn möglich ein Headset verwendet werden, da das Mikrofon des Computers oft qualitativ ungenügend ist und es ohne Headset häufig zu Rückkopplungen kommt.

Die Videoanleitung zur Einrichtung einer Teamsbesprechung ist auf SWITCHtube abgelegt.

1. Kalender im Teams öffnen
2. Oben rechts auf + Neue Besprechung
3. Benötigte Informationen einfüllen: Titel und Zeit setzen, Personen einladen (es kann alternativ ein gesamter Kanal eingeladen werden). Personen, die kein Teamsaccount haben können trotzdem direkt zu diesem Termin eingeladen werden. Bei „erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ direkt die gewünschte Mailadresse eingeben. Wer einen Teamsaccount hat, kann den Termin direkt in der Teamsapp öffnen. Personen ohne Account erhalten eine Mail mit dem Link zur Besprechung, müssen diesen via Google Chrome Browser öffnen und auf „stattdessen im Web teilnehmen klicken“.
4. Speichern – Der Termin ist nun im Kalender von Teams & Outlook ersichtlich.
5. Besprechungstermin im Kalender der Teamsapp oder im Outlook öffnen
6. In der Beschreibung wird automatisch der Link zur Besprechung generiert. Rechtsklick auf den Link „An Teams-Besprechung teilnehmen“ und Link kopieren. Zur Überprüfung, dass der Link richtig kopiert wurde, ein neues Browserfenster öffnen und Link eingeben.

Besprechungsoptionen

Um in grossen Teamsbesprechungen (oder in Gruppenbesprechungen als Alternative zu Breakout-Rooms) nicht alle Teilnehmenden einzeln zulassen zu müssen, müssen die Besprechungsoptionen angepasst werden. Die Studierenden gehören nicht in die gleiche Organisation wie HfH-Mitarbeitende. Aus diesem Grund müssen sie wie Externe jeweils in die Besprechung zugelassen werden. Diese Einstellung kann in den Besprechungsoptionen angepasst werden.

Dazu:

1. 1. Teamsbesprechung öffnen (Outlook oder MS Teams).
   2. Besprechungsoptionen anklicken (Achtung funktioniert nicht mit Safari, auf Mac den Link mit Rechtsklick kopieren und in Chrome oder Firefox öffnen).
      
   3. Die Einstellung: „Wer kann den Wartebereich umgehen?“ ändern auf „Jeder“. So kann jede*r mit dem Link in die Besprechung ohne zugelassen zu werden.
      

An Teamsbesprechung teilnehmen

1. Kalender in der Teamsapp öffnen.
2. Bei entsprechendem Termin „Teilnehmen“ anklicken.
3. Checken, ob Kamera und Mikrofon aktiv sind und „Jetzt teilnehmen“ anklicken^[4].

Teilnehmer anzeigen und weitere Personen in laufende Besprechung einladen

Während einer laufenden Teams-Besprechung oder eines Calls können weitere Personen eingeladen werden.

1. Auf die „Männchen“ auf der Anrufleiste klicken → alle Teilnehmenden werden angezeigt.
2. Name oder Mailadresse der einzuladenden Person eintragen → diese Person wird sogleich angerufen. Alternativ kann auch der Link rechts kopiert und via Mail, Chat oder Mail verschickt werden.
   

Personen, die über den Link an der Besprechung teilnehmen, kommen zuerst in einen Warteraum und müssen durch den Organisator der Besprechung zugelassen werden. Es erscheint eine Meldung. Durch klicken auf den Haken „Zulassen (Admit)“ wird der Teilnehmer zugelassen.

Bildschirm teilen, Chat und Aufzeichnung

Inhalte freigeben (Bildschirm teilen)

Auf der Menübar über das Feld „Inhalt freigeben“ (Rechteck mit Pfeil nach oben) anklicken.

Windows:

Durch das Setzen des richtigen Hakens kann der Systemsound ebenfalls abgespielt werden.

1. «Inhalt freigeben» anklicken
2. «Systemaudio einschliessen» aktivieren

Wenn neben einer PowerPoint auch ein Video ausserhalb der PowerPoint gezeigt werden sollte, immer Bildschirm 1 zum Teilen auswählen, da die anderen Teilnehmer sonst nur das ausgewählte Programm oder Fenster sehen.

Wenn die Präsentation bereits läuft, kann das Systemaudio auch hinzugeschalten werden. Dazu zum oberen Rand des Bildschirms fahren und den Knopf aktivieren.

Mac:

1. «Inhalt freigeben» anklicken»
2. «Systemaudio einschliessen» aktivieren

Bei der ersten Verwendung erscheint eine Aufforderung für eine Treiberinstallation. Diese akzeptieren, danach kann bei Mac ebenfalls das Systemaudio geteilt werden.

(Falls ein werden oder anderweitige Systemaudio für die Teilnehmenden der Besprechung hörbar sein, Haken bei „Systemaudio einschliessen“ anklicken.)

Besprechungschat

In jeder Besprechung wird automatisch ein Besprechungschat generiert. Dieser wird über den „Chat“ über die Menübar geöffnet, bleibt auch nach der Besprechung weiter bestehen und ist in Teams unter Chats ersichtlich. Der Chat kann beispielsweise genutzt werden, um sich in einer Besprechung mit vielen Teilnehmenden zu melden oder um Link oder Dateien zu schicken, die gerade besprochen werden.

Weitere Optionen innerhalb der Besprechung

Unter den drei Punkten auf der Menübar sind weitere Optionen abrufbar:

• Geräteeinstellungen anzeigen: Kamera und Mikrofon auswählen, die für die Besprechung genutzt werden
• Besprechungsnotizen anzeigen: Notizen während der Besprechung und gleich für alle Teilnehmenden zugänglich machen. Die Notizen sind im Chat der Besprechung als Registerkarte ersichtlich.
• Aufzeichnung der Besprechung

Aufzeichnung der Teamsbesprechung

Die Aufzeichnung wird auf der Menübar unter den drei Punkten gestartet und beendet.

Beachte:

1. Wenn möglich längere Sitzungen in mehrere kürzere Aufzeichnungen aufteilen, so würde man Fehler bei der Aufnahme schneller erkennen.
2. Trotz der Aufzeichnung sollten Notizen gemacht oder ein Protokoll geführt werden. (Ein mp4 kann nach Beendung der Aufzeichnung heruntergeladen werden – diese sollte direkt heruntergeladen werden, da sie nur für eine gewisse Zeit zum Herunterladen verfügbar ist.)

Weitere Informationen zum Download der Aufzeichnung.

Berechtigungen für Microsoft Teams: Zugriff auf Kamera

Microsoft Teams benötigt eventuell Berechtigungen auf Kamera (und Mikro und…). Um Teams auf die Kamera zu berechtigen, geht ihr so vor:

1. Systemeinstellungen öffnen
   
2. Sicherheit (im Suchfeld könnt ihr auch nach ‚Kamera‘ suchen)
   
3. Häkchen bei Microsoft Teams

Filme oder Audio während der Besprechung abspielen

Beim Abspielen von Filmen oder Audio, während man in einer Besprechung ist und beispielsweise eine Präsentation hält, können die Besprechungsteilnehmenden den sogenannten Systemsound nicht hören. Das heisst, sie sehen das Video, hören aber nicht den Ton. Dies liegt am Kopierschutz.

Windows

Durch das setzen des richtigen Hakens kann der Systemsound ebenfalls abgespielt werden.

1. Teilen anklicken
2. Haken setzen bei „Systemaudio einschliessen“
3. Wenn neben einer PowerPoint auch ein Video ausserhalb der PowerPoint gezeigt werden sollte, immer Bildschirm 1 zum Teilen auswählen, da die anderen Teilnehmer sonst nur das ausgewählte Programm oder Fenster sehen.

Wenn die Präsentation bereits läuft, kann das Systemaudio auch hinzugeschalten werden. Dazu zum oberen Rand des Bildschirms fahren und den Knopf aktivieren.

Mac

Bei Mac ist das Einschliessen von Systemaudio nicht möglich. Damit die Teilnehmenden der Besprechung trotzdem den Ton des Videos oder andere Audioquellen hören können sind folgende Schritte notwendig.

1. Headset ausstecken: Der Ton kommt nun automatisch vom Computer selber und wird vom eingebauten Mikrofon wieder aufgenommen.
2. Video/ Audio abspielen.
3. Headset wieder einstecken: Die Umstellung zurück aufs Headset läuft nicht automatisch. Dies muss wieder richtig eingestellt werden.
4. Auf der Menübar die drei Punkte und den obersten Menüpunkt „Geräteeinstellungen“ anklicken.
5. Audiogeräte wieder auf Headset umschalten.

Breakout-Rooms in Teams

Wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, können nun Breakout-Rooms in einer Teamsbesprechung genutzt werden.

Voraussetzungen für die Erstellung – Organisator*in:

Organisator*in bist du, wenn du…

• die Besprechung in Teams/ Outlook erstellt hast.
• die neueste Version der Teams-App verwendest.
• mit dem HfH-Konto eingeloggt bist.
• die „Neue Besprechungserfahrung^[5]“ aktiviert ist.

Voraussetzung für die Teilnahme:

• Aktuellste Version der Teams-App ist installiert.
• Login in der App nicht erforderlich.

Schritt für Schritt

1. Besprechung einrichten.
2. In der Besprechung rechts oben das Symbol anklicken (Gruppenräume)
3. Breakout-Räume erstellen. Im Dropdown-Menü rechts wird die Anzahl Gruppenräume gewählt. Es können später mehr Räume hinzugefügt und offene Räume gelöscht werden. Die Teilnehmer können via Auswahl automatisch oder manuell den Räumen zugeteilt werden. „Räume erstellen“ anklicken.
4. Rechts in der Besprechung erscheint eine Spalte mit den Gruppenräumen. Die nicht zugewiesenen Teilnehmenden sind unter „Teilnehmer zuweisen“ sichtbar und können in die Räume zugeteilt werden. Darunter sind alle Gruppenräume aufgelistet. Für jeden Raum können einzelne Optionen aufgerufen werden. Durch Klicken auf den Raumnamen, kann der Organisator*in dem Raum beitreten. Sobald ein Gruppenraum geschlossen wird, kommen die Teilnehmenden aus diesem Raum automatisch zurück ins Plenum.
5. Unter den drei Punkten rechts vom Titel „Gruppenräume“ sind die Einstellungen verfügbar.
   

Gruppenräume (Breakout-Rooms) vor der Besprechung erstellen und verwalten

Die Erstellung von Gruppenräumen sowie die Zuweisung von Teilnehmenden (automatisch oder manuell) kann bereits vor der eigentlichen Besprechung verwaltet werden.

Die Anzahl Räume kann festgelegt werden.

Voraussetzung:

• Bearbeiten der Teams-Besprechung im Kalender der Teams-App.
• Option steht nur der Person zur Verfügung, die die Besprechung organisiert.

Setzen von Breakout-Rooms Moderator:innen

Unter den Einstellungen der Gruppenräume können Co-Moderierende (eine Person oder mehrere) hinzugefügt werden. Achtung, diese Option ist nur für Interne möglich. Diese haben dann die Möglichkeit, die erstellten Breakout-Rooms während der Besprechung zu verwalten.

Weitere Informationen unter Support Microsoft: Verwenden von Gruppenräumen.

Schritt für Schritt Teams als Kollaborationswerkzeug

Wollt ihr, dass eure Studierenden zusammen kollaborieren an einem Ort, wo ihr auch dabei seid? Vorteile der Zusammenarbeit auf Teams sind die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Chat, Office 365 Suite, …

In drei Schritten zum Erfolg:

1. WICHTIG! Office 365: Studierende sollen sich im Voraus registrieren^[8] Hierzu verwenden sie die Anleitung in MS Teams mit Office365-Account nutzen.
2. Ein Team in eurem Microsoft Teams aufmachen, wählt hierfür den Teamtyp ‚Andere‚! Ein aussagekräftiger Name für das neue Team ist hilfreich 😉
3.  Die Studierenden im Team einladen/eintragen. Benutzt dazu die learnhfh.ch-Mailadresse der Studierenden.

Mehrere Besprechungen(Gruppen) in einem Team

1. Team erstellen
2. Registerkarte „Beiträge“ innerhalb eines Teams/ Kanals auf Kamera-Icon klicken
3. „Besprechung planen“ anklicken
4. Titel eingeben, erforderliche Teilnehmer hinzufügen, Datum und Zeit setzen und senden (Besprechung findet in diesem Team statt).
5. Die Eingeladenen erhalten alle einen Link per Mail und/ oder können über den Eintrag im Team teilnehmen. Aufzeichnungen sind dann auch im Beiträge-Verlauf des Teams ersichtlich.
6. Achtung! Studierende können keine Besprechungen planen. Sie können aber eine Sofortbesprechung im Team starten.

Gruppenchat und mehr

Gruppenchats können beispielsweise zur Gruppenarbeit genutzt werden. Jeder kann einen Gruppenchat starten und darum eine beliebige Anzahl Personen einladen. Im Chat können Dateien abgelegt, gechattet und Videobesprechungen gestartet werden.

Der Gruppenchat lässt sich gut für die folgenden zwei Szenarien nutzen:

1. Gruppenchat von Dozierenden organisiert: Die Dozierenden richten für jede Gruppe einen Gruppenchat ein. Im Gruppenchat kann zusammen gearbeitet werden. Da die Dozierenden die Gruppen erstellt haben, ist es für Dozierende möglich wie in Breakoutrooms zwischen den Chats/ Videochats zu wechseln und Inputs zu geben.
2. Gruppen ohne Dozierende: Die Dozierenden teilen Gruppen ein und bestimmen jeweils eine Person pro Gruppe, die den Chat einrichtet. Dies eignet sich für Gruppenarbeit ohne Betreuung durch die Dozierenden.

Schritt für Schritt

1. Chat in MS Teams öffnen
2. In oberster Leiste eine Person suchen
3. Rechts auf Teilnehmer klicken
4. Weitere Personen/ Kontakte hinzufügen
5. Oben rechts auf das Kamerasymbol um Videobesprechung innerhalb des Chats zu starten.

An Teamsbesprechung einer anderen Organisation teilnehmen

Dies betrifft Dozierende der HfH, wenn Sie von Studierenden in deren Team eingeladen werden oder wenn Externe mit einem externen Teamsaccount an einer Besprechung oder an einem Team der HfH teilnehmen. Weiter unter: Durch Dozierende erstellte Teams nutzen

Links

14. Präsentationsaufzeichnung mit MS Teams

35. An MS Teams-Besprechung teilnehmen (Link von Dozierenden)

36. MS Teams mit Office 365-Account nutzen

37. Durch Dozierende erstellte Teams nutzen

40. Microsoft Teams – Besprechung ohne HfH-Account