Anleitungen

36 Microsoft Teams

Allgemeine Informationen und Hinweise zu Videokonferenzen.

Das Wichtigste in Kürze

 

Beschreibung

Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Suite mit Microsoft Office und Skype integriert. Zudem bietet die Software Erweiterungen, die in die Produkte von Drittanbietern integriert werden können. Microsoft kündigte MS Teams auf einer Veranstaltung in New York an und startete den Dienst am 14. März 2017 weltweit. Verfügbar für Windows, macOS, iOS, Android. Man kann auf Einladung mit einem Link auch im Browser an einer Besprechung teilnehmen (bitte Browser Google Chrome benutzen).

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Teams

 

Alternativ-Tools zu Teams

 

Einsatzzwecke & Funktionalitäten

zusätzlich zu den Funktionalitäten aller Videokonferenztools:

  • Besprechungen, Dateiablage, Notizbücher
  • Taskmanagement
  • Whiteboard-Funktion nutzen
  • automatischen Outlook-Termin bei Einladung zu einer Veranstaltung erstellen
  • Spezialfall: Kollaborationswerkzeug mit und unter den Studierenden (zur Kollaborationswerkzeug-Anleitung)

Spezifikationen:

  • 9 Personen mit Video in Grossansicht (andere Teilnehmende werden unten mit einem kleinen Bild angezeigt) → durch Anpinnen kann man entscheiden, welche Videos gross erscheinen
  • bis 250 Teilnehmende in einem Call
  • unlimitierte Besprechungsdauer

HfH erprobt

Zur Inspiration eine sozial– und studiumsbezogene Anwendung von MS Teams.

 

Aufwand – Nutzen, Schwierigkeitsgrad

Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht

  • Wie aufwendig ist es, dieses Tool erstmalig einzurichten?Die Einrichtung von Teams ist simpel und sehr intuitiv. Es können frei gewählte Registerkarten aus der Microsoft-Palette sowie weitere Applikationen per Klick eingebettet werden.
  • Vor Beginn jeder Konferenz benötigt man 10-15 Minuten, in denen man sich die Technik einrichtet: Audio-Check, Webcam-Check, finden alle Teilnehmer in den virtuellen Besprechungsraum
  • Die Vorbereitung einer Teams-Konferenz erfordert klare Informationen und Anleitungen an die Teilnehmer: Reicht ein Headset oder brauchen alle Teilnehmer eine Webcam? Wann sollen sich die Teilnehmer im Teams-Konferenzraum einfinden (Empfehlung: 10 Minuten vor Start der Veranstaltung – dafür spart man sich Reisewege), wie melde ich mich, wenn ich während einer Präsentation eine Frage habe?
  • Wie aufwendig ist es, dieses Tool zu warten?Die Wartung von Teams ist nicht besonders aufwändig, sondern besteht lediglich aus der Partizipation bei einzelnen Elementen und dem Hinzufügen von Mitgliedern.

Technische Komplexität

Dieses Tool eignet sich für (digitale) Anfänger.

 

Tipps

Was ist beim Einsatz dieses Tools konkret zu beachten?

  • Allgemeine Informationen für Videokonferenzen
  • Falls z. B. ein Teams Call im Browser geöffnet werden soll: bitte Google Chrome benutzen!
  • Alle Teilnehmer benötigen ein Headset (zwingend – es können auch Handykopfhörer verwendet werden) und eventuell eine Webcam
  • Zu Beginn der Konferenz sollte der Veranstalter (ungeübten Teilnehmern) kurz ein paar Infos geben: Bei grossen Gruppen bitte alle das Mikrofon auf stumm schalten, Info, wie man eine Zwischenfrage stellen kann, bei schlechter Internetverbindung im Zweifel die Webcam deaktivieren (macht Teams eigentlich automatisch) usw.
  • Eine Teambesprechung kann direkt im Kalender von Teams oder im Outlook erstellt werden
  • Teilnehmende [1] können drei verschiedene Zugänge zu Teams haben: als Mitglied, über einen Browser via Link oder mit einem Teamsaccount einer anderen Organisation

Und zum Schluss:
our professor was 20 minutes into lecture before realizing 1. he wasn't sharing his slides 2. he wasn't recording the lecture 3. he had his computer muted so he couldn't hear us 4. wasn't checking the chat and 5. had his phone on silent so the TAs couldn't ahold him hahaha

Schritt für Schritt Teamsbesprechung

Lade Teams herunter (falls nicht schon geschehen). HfH-externe Personen, die keine Möglichkeit haben das Teams der HfH zu nutzen, können zur Not auch über den Browser (nur Google Chrome!) teilnehmen. Falls ein Teamsaccount einer anderen Organisation vorhanden ist, kann man auch mit diesem Account teilnehmen[2].

Es sollte wenn möglich ein Headset verwendet werden, da das Mikrofon des Computers oft qualitativ ungenügend ist und es ohne Headset häufig zu Rückkopplungen kommt.

Die Videoanleitung zur Einrichtung einer Teamsbesprechung ist auf SWITCHtube abgelegt.

  1. Kalender im Teams öffnen
  2. Oben rechts auf + Neue Besprechung
  3. Benötigte Informationen einfüllen: Titel und Zeit setzen, Personen einladen (es kann alternativ ein gesamter Kanal eingeladen werden). Personen, die kein Teamsaccount haben können trotzdem direkt zu diesem Termin eingeladen werden. Bei „erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ direkt die gewünschte Mailadresse eingeben. Wer einen Teamsaccount hat, kann den Termin direkt in der Teamsapp öffnen. Personen ohne Account erhalten eine Mail mit dem Link zur Besprechung, müssen diesen via Google Chrome Browser öffnen und auf „stattdessen im Web teilnehmen klicken“.
  4. Speichern – Der Termin ist nun im Kalender von Teams & Outlook ersichtlich.

Der Link zur Besprechung kann auch z. B. im ILIAS als Weblink hinterlegt werden.

  1. Besprechungstermin im Kalender der Teamsapp oder im Outlook öffnen
  2. In der Beschreibung wird automatisch der Link zur Besprechung generiert. Rechtsklick auf den Link „An Teams-Besprechung teilnehmen“ und Link kopieren. Zur Überprüfung, dass der Link richtig kopiert wurde, ein neues Browserfenster öffnen und Link eingeben.MS Teams Details zur Besprechung in Teams.

Besprechungsoptionen

Um in grossen Teamsbesprechungen (oder in Gruppenbesprechungen als Alternative zu Breakout-Rooms) nicht alle Teilnehmenden einzeln zulassen zu müssen, müssen die Besprechungsoptionen angepasst werden. Die Studierenden gehören nicht in die gleiche Organisation wie HfH-Mitarbeitende. Aus diesem Grund müssen sie wie Externe jeweils in die Besprechung zugelassen werden. Diese Einstellung kann in den Besprechungsoptionen angepasst werden.

Dazu:

    1. Teamsbesprechung öffnen (Outlook oder MS Teams).
    2. Besprechungsoptionen anklicken (Achtung funktioniert nicht mit Safari, auf Mac den Link mit Rechtsklick kopieren und in Chrome oder Firefox öffnen).
      Besprechungsoptionen in der Besprechung hinterlegen.
    3. Die Einstellung: „Wer kann den Wartebereich umgehen?“ ändern auf „Jeder“. So kann jede*r mit dem Link in die Besprechung ohne zugelassen zu werden.
      Wartebereich umgehen anpassen auf Jeder.

An Teamsbesprechung teilnehmen

  1. Kalender in der Teamsapp öffnen.
  2. Bei entsprechendem Termin „Teilnehmen“ anklicken.Screenshot MS Teams > Kalender > Termin > Teilnehmen
  3. Checken, ob Kamera und Mikrofon aktiv sind und „Jetzt teilnehmen“ anklicken[3].Screenshot MS Teams > MeetUp > Jetzt teilnehmen

Teilnehmer anzeigen und weitere Personen in laufende Besprechung einladen

Während einer laufenden Teams-Besprechung oder eines Calls können weitere Personen eingeladen werden.

  1. Auf die „Männchen“ auf der Anrufleiste klicken → alle Teilnehmenden werden angezeigt.
  2. Name oder Mailadresse der einzuladenden Person eintragen → diese Person wird sogleich angerufen. Alternativ kann auch der Link rechts kopiert und via Mail, Chat oder Mail verschickt werden.Männlein anklicken und Name oder Mailadresse der einzuladenden Person eingeben

Personen, die über den Link an der Besprechung teilnehmen, kommen zuerst in einen Warteraum und müssen durch den Organisator der Besprechung zugelassen werden. Es erscheint eine Meldung. Durch klicken auf den Haken „Zulassen (Admit)“ wird der Teilnehmer zugelassen.

Bildschirm teilen

  1. Auf der Menübar (erscheint in der Mitte des Bildschirms, sobald die Maus bewegt wird) das Feld „Teilen“ (Rechteck mit Pfeil nach oben) anklicken.
  2. Gewünschten Bildschirm anklicken. In der Regel ist das Bildschirm 1 oder Desktop.

Windows: Falls ein Video gezeigt werden oder anderweitige Systemaudio für die Teilnehmenden der Besprechung hörbar sein, Haken bei „Systemaudio einschliessen“ anklicken.Haken bei Systemaudio einschliessen anklicken

Besprechungschat

In jeder Besprechung wird automatisch ein Besprechungschat generiert. Dieser wird über den „Chat“ über die Menübar geöffnet, bleibt auch nach der Besprechung weiter bestehen und ist in Teams unter Chats ersichtlich. Der Chat kann beispielsweise genutzt werden, um sich in einer Besprechung mit vielen Teilnehmenden zu melden oder um Link oder Dateien zu schicken, die gerade besprochen werden.

Weitere Optionen innerhalb der Besprechung

Unter den drei Punkten auf der Menübar sind weitere Optionen abrufbar:

  • Geräteeinstellungen anzeigen: Kamera und Mikrofon auswählen, die für die Besprechung genutzt werden
  • Besprechungsnotizen anzeigen: Notizen während der Besprechung und gleich für alle Teilnehmenden zugänglich machen. Die Notizen sind im Chat der Besprechung als Registerkarte ersichtlich.
  • Aufzeichnung der Besprechung

Screenshot MS Teams > Besprechungsteilnahme > Optionen

Aufzeichnung der Teamsbesprechung

Die Aufzeichnung wird auf der Menübar unter den drei Punkten gestartet und beendet.

Beachte:

  1. Wenn möglich längere Sitzungen in mehrere kürzere Aufzeichnungen aufteilen, so würde man Fehler bei der Aufnahme schneller erkennen.
  2. Trotz der Aufzeichnung sollten Notizen gemacht oder ein Protokoll geführt werden. (Ein mp4 kann nach Beendung der Aufzeichnung heruntergeladen werden – diese sollte direkt heruntergeladen werden, da sie nur für eine gewisse Zeit zum Herunterladen verfügbar ist.)

Weitere Informationen zum Download der Aufzeichnung.

 

Berechtigungen für Microsoft Teams: Zugriff auf Kamera

Microsoft Teams benötigt eventuell Berechtigungen auf Kamera (und Mikro und…). Um Teams auf die Kamera zu berechtigen, geht ihr so vor:

  1. Systemeinstellungen öffnenMac > Systemeinstellungen
  2. Sicherheit (im Suchfeld könnt ihr auch nach ‚Kamera‘ suchen)Mac > Systemeinstellungen > Kamera Zugriff erlauben
  3. Häkchen bei Microsoft TeamsMac Systemeinstellungen Sicherheit Datenschutz

Filme oder Audio während der Besprechung abspielen

Beim Abspielen von Filmen oder Audio, während man in einer Besprechung ist und beispielsweise eine Präsentation hält, können die Besprechungsteilnehmenden den sogenannten Systemsound nicht hören. Das heisst, sie sehen das Video, hören aber nicht den Ton. Dies liegt am Kopierschutz.

Windows

Durch das setzen des richtigen Hakens kann der Systemsound ebenfalls abgespielt werden.

  1. Teilen anklicken
  2. Haken setzen bei „Systemaudio einschliessen“
  3. Wenn neben einer PowerPoint auch ein Video ausserhalb der PowerPoint gezeigt werden sollte, immer Bildschirm 1 zum Teilen auswählen, da die anderen Teilnehmer sonst nur das ausgewählte Programm oder Fenster sehen.

Wenn die Präsentation bereits läuft, kann das Systemaudio auch hinzugeschalten werden. Dazu zum oberen Rand des Bildschirms fahren und den Knopf aktivieren.

Systemaudio einschliessen

Mac

Bei Mac ist das Einschliessen von Systemaudio nicht möglich. Damit die Teilnehmenden der Besprechung trotzdem den Ton des Videos oder andere Audioquellen hören können sind folgende Schritte notwendig.

  1. Headset ausstecken: Der Ton kommt nun automatisch vom Computer selber und wird vom eingebauten Mikrofon wieder aufgenommen.
  2. Video/ Audio abspielen.
  3. Headset wieder einstecken: Die Umstellung zurück aufs Headset läuft nicht automatisch. Dies muss wieder richtig eingestellt werden.
  4. Auf der Menübar die drei Punkte und den obersten Menüpunkt „Geräteeinstellungen“ anklicken.
  5. Audiogeräte wieder auf Headset umschalten.Screenshot Teams Geräteeinstellungen

Schritt für Schritt Teams als Kollaborationswerkzeug

Hinweis DLC

Wir empfehlen den Gebrauch von einem ‚Teams Team‘ mit den Studierenden nicht. Es gibt wahrscheinlich nur wenige Szenarien, die nicht über ILIAS abgewickelt werden können. Es kommt selten vor, dass ihr gleichzeitig mit Studierenden an Dokumenten arbeiten müsst.[4] Falls dies aber der Fall ist, ist das Folgende eine Lösung, die aber auch nur mit regulären Studierenden funktioniert. Mit Weiterbildungsteilnehmenden / Externen funktioniert es nicht.

Beachte: Teamsbesprechungen und „Untergruppen“[5] (beides als VideoCalls) können über terminierte Teamsbesprechung-Einladungen erstellt werden. Dafür müsst ihr kein Team eröffnen.

 

Wollt ihr, dass eure Studierenden zusammen kollaborieren an einem Ort, wo ihr auch dabei seid? Vorteile der Zusammenarbeit auf Teams sind die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Chat, Office 365 Suite, …

In drei Schritten zum Erfolg:

  1. WICHTIG! Office 365: Studierende sollen sich im Voraus registrieren[6] Hierzu verwenden sie die Anleitung in MS Teams mit Office365-Account nutzen.
  2. Ein Team in eurem Microsoft Teams aufmachen, wählt hierfür den Teamtyp ‚Andere‚! Ein aussagekräftiger Name für das neue Team ist hilfreich 😉MS Teams > Team erstellen > Teamtyp auswählen
  3.  Die Studierenden im Team einladen/eintragen. Benutzt dazu die learnhfh.ch-Mailadresse der Studierenden.

Mehrere Besprechungen(Gruppen) in einem Team

  1. Team erstellen
  2. Registerkarte „Beiträge“ innerhalb eines Teams/ Kanals auf Kamera-Icon klickenKamera Icon anklicken
  3. „Besprechung planen“ anklickenBesprechung planen
  4. Titel eingeben, erforderliche Teilnehmer hinzufügen, Datum und Zeit setzen und senden (Besprechung findet in diesem Team statt).
  5. Die Eingeladenen erhalten alle einen Link per Mail und/ oder können über den Eintrag im Team teilnehmen. Aufzeichnungen sind dann auch im Beiträge-Verlauf des Teams ersichtlich.Über Kanal anklicken
  6. Achtung! Studierende können keine Besprechungen planen. Sie können aber eine Sofortbesprechung im Team starten.

Gruppenchat und mehr

Gruppenchats können beispielsweise zur Gruppenarbeit genutzt werden. Jeder kann einen Gruppenchat starten und darum eine beliebige Anzahl Personen einladen. Im Chat können Dateien abgelegt, gechattet und Videobesprechungen gestartet werden.

Der Gruppenchat lässt sich gut für die folgenden zwei Szenarien nutzen:

  1. Gruppenchat von Dozierenden organisiert: Die Dozierenden richten für jede Gruppe einen Gruppenchat ein. Im Gruppenchat kann zusammen gearbeitet werden. Da die Dozierenden die Gruppen erstellt haben, ist es für Dozierende möglich wie in Breakoutrooms zwischen den Chats/ Videochats zu wechseln und Inputs zu geben.
  2. Gruppen ohne Dozierende: Die Dozierenden teilen Gruppen ein und bestimmen jeweils eine Person pro Gruppe, die den Chat einrichtet. Dies eignet sich für Gruppenarbeit ohne Betreuung durch die Dozierenden.

Schritt für Schritt

  1. Chat in MS Teams öffnen
  2. In oberester Leiste eine Person suchen
  3. Rechts auf Teilnehmer klicken
  4. Weitere Personen/ Kontakte hinzufügen
  5. Oben rechts auf das Kamerasymbol um Videobesprechung innerhalb des Chats zu starten.

Oberfläche MS Teams für das Einrichten von Gruppenchats.

An Teamsbesprechung einer anderen Organisation teilnehmen

Dies betrifft Dozierende der HfH, wenn Sie von Studierenden in deren Team eingeladen werden oder wenn Externe mit einem externen Teamsaccount an einer Besprechung oder an einem Team der HfH teilnehmen. Weiter unter: Durch Dozierende erstellte Teams nutzen

 

Links

14. Präsentationsaufzeichnung mit MS Teams

35. An MS Teams-Besprechung teilnehmen (Link von Dozierenden)

36. MS Teams mit Office 365-Account nutzen

37. Durch Dozierende erstellte Teams nutzen

40. Microsoft Teams – Besprechung ohne HfH-Account

Hilfe und Tipps

IT-Service:
Login und Passwort, technische Hilfe bei Kamera- oder Mikrofonberechtigungen, Team erstellen und verwalten, Personen in ein Team einladen

DLC:
Fragen rund um didaktische Themen, Verwenden von verschiedenen Tools in MS Teams

 


  1. bei Schwierigkeiten mit der Einladung oder dem Zugang wendet euch an it-services@hfh.ch
  2. Beachte: Bei einer Einladung, muss die Organisation gewechselt werden. Genauere Infos unter: https://zuugs.hfh.ch/lehrszenarien/chapter/durch-dozierende-erstellte-teams-nutzen/.
  3. Weitere Infos zur Berechtigung von Kamera und Mikrofon unter: https://zuugs.hfh.ch/lehrszenarien/chapter/teams#berechtigungkamera
  4. Die Studierenden untereinander können sich selbst organisieren über DropBox, GoogleDrive, MS O365,...
  5. sogeannte Breakout Rooms
  6. Falls sie sich nicht im Voraus registrieren, werden sie sich nicht einloggen können, und die IT muss Passwörter zurücksetzen.

Lizenz