Anleitungen
28 Terminvereinbarung / Sprechstunden
Das Wichtigste in Kürze
Beschreibung
Die Verwaltung von Sprechstunden oder die Vergabe von Terminen zum Austausch mit Studierenden kann auf verschiedene Art geschehen. Häufig wird die Terminorganisation so umgesetzt, dass Dozierende die sich wöchentlich wiederholenden Sprechstundenzeiträume veröffentlichen und Studierende sich darauf per Mail anmelden. Das geht bei wenig Nachfrage noch gut, aber spätestens wenn ein Termin voll ist, wird es für alle Beteiligten aufwendig. Denn Sprechstundeninteressierte wissen nicht, welche Termine bereits voll sind und melden sich allenfalls auf bereits volle Sprechstunden an und Dozierende müssen in dem Fall manuell Absagen verschicken.
Im Folgenden werden einige Tools vorgestellt, die für verschiedene Anwendungszwecke der Terminbuchung genutzt werden können. Weiter unten finden sich Tipps zur Auswahl des passenden Instruments.
Tools zur Organisation von Sprechstunden
- Doodle
- Xoyondo
- Appointlet
- ILIAS-Kalender
- ILIAS-Datensammlung
- ILIAS-Buchungspool
Vorweg: Für die „klassische“ Situation, dass ein:e Dozierende:r bestimmte Zeitfenster für seine/ihre Sprechstunde anbieten möchte, empfehlen wir Xoyondo.
Doodle
Informationen zum Tool
Ein Doodle zur Terminfindung ist inzwischen weit verbreitet und wird für allerlei Zwecke genutzt. Grundsätzlich ist die Doodle-Gruppenumfrage nicht für die Organisation von Sprechstunden ausgelegt, kann aber auch hierfür genutzt werden, zum Beispiel wenn…
- nur einige wenige Studierende Sprechstunden anfragen.
- man kaum mit voll gebuchten Terminen und entsprechenden Absagen umgehen muss.
- man möchte, dass Studienrende untereinander sehen sollen, wer wann einen Termin gebucht hat – zum Beispiel zur Koordination untereinander (Einstellung)
- keine Terminbestätigung von Seiten der/s Dozierenden an die Studierenden erfolgen muss.
Tipp: Direkt beim Anlegen eines Doodles kann festgelegt werden, wie viele Personen einen bestimmten Termin auswählen können, z. B. nur eine Person pro Zeitfenster. Achtung: Diese Einstellung muss vor dem Eintragen der möglichen Termine vorgenommen werden, nach Eingabe der Termine geht das nicht mehr.
Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Jeder verfügbare Sprechstundentermin muss händisch angelegt werden – das geht allerdings sehr schnell. Umständlicher wird es, wenn die vorgeschlagenen Sprechstundentermine den Studierenden nicht passen oder schnell voll sind. Dann muss man anfangen ausserhalb von Doodle mit den Sprechstundeninteressierten zu kommunizieren, um neue Zeiten zu vereinbaren.
Technische Komplexität
Sehr leicht bedienbar.
Weiterführende Informationen
Anleitung von Doodle zur Einrichtung einer Gruppenumfrage
Alternative zu Doodle: nuudel, ein etwas weniger hübsches Tool, das aber sorgsamer mit den eingegebenen Daten umgeht.
Xoyondo
Informationen zum Tool
Xoyondo ist ein externes kleines Tool zur Erstellung von Terminumfragen, das im Browser läuft. Es bietet die Möglichkeit den eigenen Kalender (Office 365 / Outlook) zu verknüpfen, wovon wir aus Datenschutzgründen abraten.
Der Funktionsumfang in der Gratisversion ist überschaubar, aber für die meisten Zwecke ausreichend:
- Theoretisch kann das Tool ohne Registrierung genutzt werden (Knopf oben rechts „Erstellen“). Wir empfehlen aber ein kostenloses Xoyondo-Konto zu eröffnen, um alle eigenen Terminumfragen direkt griffbereit zu haben.
- Termine lassen sich schnell anlegen und bereits erstellte Zeiträume copy-paste vervielfachen.
- Der Link zu einer Xoyondo-Terminumfrage lässt sich an beliebiger Stelle einfügen: auf ILIAS, in einer Mail etc.
- Die Buchungsseite, auf der Studierende die verfügbaren Termine sehen, ist ähnlich übersichtlich wie ein Doodle.
- Umfrage-TN bekommen nach der Buchung keine Bestätigungsmail, sondern einen Link, mit dem man seine Stimmabgabe verändern kann. Auf den sollte man gut aufpassen!
Arbeitsaufwand für den Einsatz der Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Xoyondo ist recht intuitiv in der Handhabung, insofern sind Terminumfragen schnell erstellt.
Technische Komplexität
Dieses Tool eignet sich nicht nur für (digitale) Fortgeschrittene oder Experten, sondern für jede:n.
Weiterführende Informationen
FAQ von Xoyondo
Appointlet
Informationen zum Tool
Appointlet läuft ebenfalls im Browser, bietet aber in der Gratisversion einige Funktionen mehr an, als z. B. Xoyondo. Auch hier kann kostenfrei ein Konto erstellt werden.
Eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen:
- Bei der ersten Nutzung blendet Appointlet ein hilfreiches Tutorial ein (kann man aber wegklicken).
- Um eine Sprechstunde anzubieten, erstellt man eine Seite, darin dann einen neuen Besprechungstyp.
- Man kann Termine einmalig erstellen und dann diese Zeitfenster kopieren, um nicht alles von Hand eingeben zu müssen.
-
Bei der Einrichtung einer Besprechung kann man festlegen, wie viele Personen daran teilnehmen dürfen. Diese Einstellung kann man im Nachhinein nicht mehr ändern (wie bei Doodle).
- Der Link zu einer Appointlet-Terminumfrage lässt sich an beliebiger Stelle einfügen: auf ILIAS, in einer Mail etc.
- Es gibt einige Felder / Eingabemöglichkeiten, die man an die eigenen Bedarfe anpassen kann (z. B. um Text mitzuschicken).
Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Für die Erstellung eines Termins bewegt man sich durch verschiedene Reiter / Tabs. Ist das Prinzip klar, ist das Anlegen recht unkompliziert.
Technische Komplexität
Aufgrund des Funktionsumfangs etwas komplexer als z. B. Xoyondo.
ILIAS-Kalender
Informationen zum Tool
Der ILIAS-Kalender ist für die Terminverwaltung innerhalb eines ILIAS-Kurses oder einer ILIAS-Gruppe konzipiert.
Der ILIAS-Kalender…
- wird automatisch in jedem Kurs und jeder Gruppe erstellt. Man muss den Kalender also nicht eigens anlegen, jeder Kurs und jede Gruppe hat automatisch einen Kalender dabei. Falls der Kalender nicht angezeigt wird, kann man ihn im Kurs / in der Gruppe im Reiter „Einstellungen“ einblenden.
- passt gut, wenn man Termine mit bestimmten Kurs-/Gruppenteilnehmenden vereinbaren, oder wenn man gezielt eine Person zu einem Termin einladen möchte (dazu bei der Erstellung eines Termins im Feld „Einzelbenachrichtigung“ die Mailadresse dieser Person eintragen).
- erlaubt einem zusätzlich zum automatisch erstellten Kalender noch weitere Kalender zu erstellen und diese nach Wahl benennen.
- lässt sich privat oder öffentlich schalten. „Privat“ heisst, dass nur man selbst oder bestimmte Personengruppen darauf Zugriff haben, „öffentlich“, dass alle Personen den Kalender sehen können, die Zugriff auf den entsprechenden ILIAS-Bereich haben.
- eignet sich, wenn man eher wenige Termine anbieten möchte.
- ist aus Sicht der Studierenden nicht ganz intuitiv: Der Knopf für die Buchung ist etwas versteckt, zudem kann man den eigenen Kalender leicht mit dem eines/r Dozierenden verwechseln.
- muss direkt in einem ILIAS–Kurs oder einer ILIAS-Gruppe verortet werden – dadurch kann er auch mal „verloren gehen“, wenn er ungünstig platziert wurde (z. B. in einer nicht mehr genutzten Gruppe) oder man sich dieser Eigenschaft des Kalenders nicht bewusst ist.
Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Buchbare Zeitfenster müssen händisch eingegeben werden. Dabei muss bei jedem Zeitfenster in einem extra Fenster eingegeben werden wie der Termin heisst und wie lange er an welchem Tag dauert.
Technische Komplexität
Der ILIAS-Kalender bietet die für eine Sprechstundenorganisation grundlegenden Funktionen, ist im Handling aber etwas gewöhnungsbedürftig. Vorteil ist, wie bei allen ILIAS-Objekten, dass man die Studierenden nicht auf eine externe Anwendung weiterleiten muss, sondern direkt auf ILIAS bleibt.
ILIAS-Datensammlung
Informationen zum Tool
Mit der ILIAS-Datensammlung kann man Informationen in tabellarischer Form darstellen. Dieses ILIAS-Objekt ist eigentlich nicht für die Terminbuchung ausgelegt.
Manchmal bietet sich dieses Tool dennoch an, denn die Datensammlung…
- ist gut geeignet, wenn Studis untereinander sehen sollen, wer wann einen Termin gebucht hat – zum Beispiel zur Koordination untereinander.
- kann genutzt werden, wenn keine Terminbestätigung von Seiten der/s Dozierenden an die Studierenden erfolgen muss.
- bietet durch die tabellarische Darstellung eine gute Übersicht, wenn man alle angebotenen Termine auf einen Blick sehen will und diese sich zum Beispiel über mehrere Monate erstrecken.
- kann direkt in einem ILIAS-Kurs oder einer ILIAS-Gruppe verortet werden.
Die Datensammlung ist nicht empfehlenswert, wenn man viele Termine verwalten möchte. Zudem
Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Der Aufwand ist vergleichsweise hoch, da die Tabellenstruktur erstmal angelegt werden muss. Zudem muss jedes einzelne buchbare Zeitfenster händisch eingegeben werden.
Technische Komplexität
Das Datensammlungsobjekt bringt einige Funktionen mit, die für die Terminorganisation nicht nötig sind. Dadurch muss man sich mit einer gewissen Komplexität in der Bedienung auseinandersetzen. Dieses Tool eignet sich daher eher für (digitale) Fortgeschrittene oder Experten.
ILIAS-Buchungspool
Informationen zum Tool
Der ILIAS-Buchungspool ist eigentlich für die Verwaltung von Ressourcen wie Material oder Räume gedacht. Der Funktionsumfang ist für die Sprechstundenverwaltung daher nur mässig gut geeignet.
Der ILIAS-Buchungspool
- kann – im Unterschied zum ILIAS-Kalender – an beliebiger Stelle in ILIAS erstellt werden kann (nicht nur in einem Kurs oder einer Gruppe)
- erlaubt auch, dass man eine Präferenz für eine bestimmte Ressource angeben kann.
Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht
Wie aufwendig ist es, das Tool erstmalig einzurichten und zu warten?
Die Verwaltung von Terminen per Buchungspool ist in den meisten Fällen nicht empfehlenswert, weil das Tool schlicht für einen anderen Zweck gestaltet worden ist.
Technische Komplexität
Dieses Tool eignet sich – wenn besagte Einschränkungen nicht stören – für (digitale) Anfänger, Fortgeschrittene und Experten.
Tipps
Für die Auswahl des passenden Tools können folgende Fragen berücksichtigt werden:
- Um wie viele Termine geht es? Eher fünf, sechs Termine im ganzen Semester, oder fünf, sechs pro Woche?
- Möchte ich die Organisation innerhalb von ILIAS abwickeln, z. B. eingebettet in einen ILIAS-Kurs?
- Sollen Studierende sehen, wann andere Studierende einen Termin gebucht haben, z. B. um sich untereinander koordinieren zu können?
- Wer soll alles Zugriff haben auf die zur Verfügung stehenden Termine? Beispielsweise nur eine gewisse Personengruppe, oder prinzipiell alle Studierenden?
Wie immer: Falls Bedarf für weitere Tools / Lösungen besteht, sprecht gerne das DLC an!
