2 Schritt für Schritt zur Teamsbesprechung

Schritt für Schritt Teamsbesprechung

Lade Teams herunter (falls nicht schon geschehen). HfH-externe Personen, die keine Möglichkeit haben das Teams der HfH zu nutzen, können zur Not auch über den Browser (nur Google Chrome!) teilnehmen. Falls ein Teamsaccount einer anderen Organisation vorhanden ist, kann man auch mit diesem Account teilnehmen^[1].

Es sollte wenn möglich ein Headset verwendet werden, da das Mikrofon des Computers oft qualitativ ungenügend ist und es ohne Headset häufig zu Rückkopplungen kommt.

Die Videoanleitung zur Einrichtung einer Teamsbesprechung ist auf SWITCHtube abgelegt.

1. Kalender im Teams öffnen
2. Oben rechts auf + Neue Besprechung
3. Benötigte Informationen einfüllen: Titel und Zeit setzen, Personen einladen (es kann alternativ ein gesamter Kanal eingeladen werden). Personen, die kein Teamsaccount haben können trotzdem direkt zu diesem Termin eingeladen werden. Bei „erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ direkt die gewünschte Mailadresse eingeben. Wer einen Teamsaccount hat, kann den Termin direkt in der Teamsapp öffnen. Personen ohne Account erhalten eine Mail mit dem Link zur Besprechung, müssen diesen via Google Chrome Browser öffnen und auf „stattdessen im Web teilnehmen klicken“.
4. Speichern – Der Termin ist nun im Kalender von Teams & Outlook ersichtlich.
5. Besprechungstermin im Kalender der Teamsapp oder im Outlook öffnen
6. In der Beschreibung wird automatisch der Link zur Besprechung generiert. Rechtsklick auf den Link „An Teams-Besprechung teilnehmen“ und Link kopieren. Zur Überprüfung, dass der Link richtig kopiert wurde, ein neues Browserfenster öffnen und Link eingeben.

Besprechungsoptionen

Um in grossen Teamsbesprechungen (oder in Gruppenbesprechungen als Alternative zu Breakout-Rooms) nicht alle Teilnehmenden einzeln zulassen zu müssen, müssen die Besprechungsoptionen angepasst werden. Die Studierenden gehören nicht in die gleiche Organisation wie HfH-Mitarbeitende. Aus diesem Grund müssen sie wie Externe jeweils in die Besprechung zugelassen werden. Diese Einstellung kann in den Besprechungsoptionen angepasst werden.

Dazu:

1. 1. Teamsbesprechung öffnen (Outlook oder MS Teams).
   2. Besprechungsoptionen anklicken (Achtung funktioniert nicht mit Safari, auf Mac den Link mit Rechtsklick kopieren und in Chrome oder Firefox öffnen).
      
   3. Die Einstellung: „Wer kann den Wartebereich umgehen?“ ändern auf „Jeder“. So kann jede*r mit dem Link in die Besprechung ohne zugelassen zu werden.
      

An Teamsbesprechung teilnehmen

1. Kalender in der Teamsapp öffnen.
2. Bei entsprechendem Termin „Teilnehmen“ anklicken.
3. Checken, ob Kamera und Mikrofon aktiv sind und „Jetzt teilnehmen“ anklicken^[3].

Teilnehmer anzeigen und weitere Personen in laufende Besprechung einladen

Während einer laufenden Teams-Besprechung oder eines Calls können weitere Personen eingeladen werden.

1. Auf die „Männchen“ auf der Anrufleiste klicken → alle Teilnehmenden werden angezeigt.
2. Name oder Mailadresse der einzuladenden Person eintragen → diese Person wird sogleich angerufen. Alternativ kann auch der Link rechts kopiert und via Mail, Chat oder Mail verschickt werden.
   

Personen, die über den Link an der Besprechung teilnehmen, kommen zuerst in einen Warteraum und müssen durch den Organisator der Besprechung zugelassen werden. Es erscheint eine Meldung. Durch klicken auf den Haken „Zulassen (Admit)“ wird der Teilnehmer zugelassen.

An Teamsbesprechung einer anderen Organisation teilnehmen

Dies betrifft Dozierende der HfH, wenn Sie von Studierenden in deren Team eingeladen werden oder wenn Externe mit einem externen Teamsaccount an einer Besprechung oder an einem Team der HfH teilnehmen. Weiter unter: Durch Dozierende erstellte Teams nutzen