Automatischer Mailversand

Mit den Funktionen von AutomatorWP kann z.B. ein automatischer Mailversand in einem Online-Kurs realisiert werden. Die Funktion ist verfügbar für geschlossene Kurse

Beispiel für einen periodischen Mailversand:

• 1 Woche nach Kurskauf: Betreff: Willkommen im Selbstlernkurs [Kursname]
  Inhalt: „Guten Tag [Vorname Nachname], wir freuen uns, dass Sie unseren Selbstlernkurs [Kursname] nutzen. Wir hoffen, Sie haben sich bereits einen ersten Eindruck verschafft und vielleicht schon Fragen entwickelt. Zögern Sie nicht, sich bei Bedarf an [Kontaktperson/E-Mail] zu wenden – wir unterstützen Sie gerne, damit Sie sich optimal auf die Lerninhalte konzentrieren können.“
• 4 Wochen nach Kursbeginn: Betreff: Bleiben Sie dran – Ihr Lernfortschritt im Kurs [Kursname]
  Inhalt: „Hallo [Vorname Nachname], wie läuft es mit Ihrem Kurs? Wir möchten Sie ermutigen, am Ball zu bleiben. Falls Sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben, sind wir für Sie da.“
• 8 Wochen nach Kursbeginn: Betreff: Brauchen Sie noch Unterstützung für den Abschluss?
  Inhalt: „[Vorname Name], Ihre Kurszeit neigt sich dem Ende zu. Brauchen Sie noch Materialien, Klärungen oder Unterstützung, um den Kurs erfolgreich abzuschliessen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.“

Vorgehen

Das grobe Vorgehen

1. AutomatorWP-Plugin aktivieren, und erste Vorlage erstellen lassen durch das Digi-Team
2. Anpassung der Vorlage: Mail-Inhalte und zeitliche Abstände für den Versand durch Autor:in des Zuugs-Buches.

Schritt für Schritt Anleitung für Anpassung der Vorlage

Navigiere zur vorbereiteten Automatisierung.

1. Navigiere zu AutomatorWP > Automations
2. Clicke auf die bereits importierte Automation Kursmails (Imported)

Anpassung der importierten Automation

Im ersten Teil Triggers muss die Rolle eingestellt werden, für welche die automatisierten Mails versendet werden. Im zweiten Teil Actions müssen die Mailtexte und Zeitpläne angepasst werden.

1. Passe den Titel der Automation an. Vorschlag: Kursmails Kursname, z.B. Kursmails Sozio-emotionales Lernen auf Ebene Individuum
2. Passe die Rolle an, von any role auf Abonnent. Kursteilnehmende haben die Rolle Abonnent. Clicke auf any role um die Anpassung vorzunehmen.
3. Clicke auf user um die Mailvorlage anzupassen. Im nächsten Unterkapitel Anpassung der Mails wird detailliert auf die Mailvorlage eingegangen. Mailinhalte angepasst werden kanndazu im nächsten Unterkapitel Anpassung der Mails.
4. Clicke auf Schedule und stelle den Zeitplan ein für die erste Mail-Action. Für das erste Mail kann z.B. 7 Tage eingestellt werden, für das zweite dann 4 Wochen und für das dritte 3 Monate.
5. Wiederhole die Schritte 3 und 4 für die nächsten beiden Mail-Actions
6. Clicke am Schluss Save & Activate um die Automatisierung zu aktivieren.

Anpassung der Mails

1. From: Absender-Mail-Adresse erfassen
2. From Name: des Absenders erfassen
3. BCC: Optional einen Blind-Copy-Empfänger erfassen, z.B. damit die Kursbetreuung mitbekommt, wer neu im Kurs ist.
4. Subject: Formuliere eine ansprechende Betreffszeile
5. Content: Schreibe ein motivierendes und unterstützendes Mail.
6. Tags: Ueber diese Funktion kannst du Platzhalter, sog. Tags einfügen. Interessant sind z.B. das {display_name} und {site_name}. Diese werden dann beim effektiven Versand ersetzt, durch Vor- und Nachname des Teilnehmenden, und mit dem Titel des Buches.
7. Wenn die Vorlage ausgefüllt ist, nicht vergessen auf Save zu clicken.

Hinweis: Die angezeigten Funktionen zum Einfügen von Medien, Interaktiven H5P-Inhalten und GamiPress kann/darf nicht genutzt werden. Es ist nicht möglich Mails mit solchen Inhalten zu ergänzen.

Abschluss und Testen der Mailfunktion

• Wenn alle drei Mail-Actions angepasst wurden, kann die gesammte Automation gespeichert und aktiviert werden.
• Sobald jemand mit der Rolle Abonnent in den Kurs eingetragen wird, z.B. über die Kursverkaufsplattform oder manuell, wird die Automation durchlaufen, und der Versand der Mails geplant.
• Sämtliche Schritte und Aktivitäten der Automation werden protokolliert und können unter Logs abgerufen werden.

Advanced Topics

Import einer Automation aus einem anderen Zuugs-Buch.

Um eine vorgefertigte Automation in ein Buch zu importieren bietet AutomatorWP einen rudimentären Import-Mechanismus. Dazu muss eine bestehende Automation exportiert werden, was im Wesentlichen einen Bandwurm-Link erzeugt. In diesem muss im ersten Teil, der erste Pfad der URL des neuen Ortes eingefügt werden. Bsp. https://zuugs.hfh.ch/<buchurl>/ anpassen zu  https://zuugs.hfh.ch/casselplus/.

https://zuugs.hfh.ch/<buchurl>/wp-admin/admin.php?page=automatorwp_import_automation&ti=Kursmails&tu=100&t-0-i=7&t-0-t=users_add_role&t-0-o-role=subscriber&a-0-i=9&a-0-t=emails_send_email&a-0-o-subject=Willkommen+im+HfH+Kurs+Sozioemotionales+Lernen&a-0-o-content=Inhalt+Mail+1%0A%0AGuter+Start+%7Bdisplay_name%7D%21&a-0-o-delay_action=on&a-0-o-delay_action_amount=7&a-0-o-delay_action_period=days&a-1-i=12&a-1-t=emails_send_email&a-1-o-subject=Betreff+Mail+2&a-1-o-content=Inhalte+Mail+2&a-1-o-delay_action=on&a-1-o-delay_action_amount=1&a-1-o-delay_action_period=months&a-2-i=14&a-2-t=emails_send_email&a-2-o-subject=Betreff+Mail+3&a-2-o-content=Inhalte+Mail+3&a-2-o-delay_action=on&a-2-o-delay_action_amount=3&a-2-o-delay_action_period=months

Weiterführende Dokumentation

• AutomatorWP Herstellerdokumentation