Anleitungen

32 SWITCHfilesender

Das Wichtigste in Kürze

Beschreibung

Manche Dateien sind für den Versand per E-Mail zu gross oder manchmal auch zu heikel. Mit dem Dienst SWITCHfilesender können solche Dateien (bis 50GB) durch die SWITCH Cloud in einer sicheren Umgebung übermittelt werden.

Die Empfänger erhalten vom Dienst eine automatisch generierte Mailnachricht mit dem Download-Link. Die Datei selbst bleibt maximal 20 Tage auf dem Server von Switch gespeichert und wird anschliessend endgültig gelöscht.

Alternativ-Tools zu SWITCHfilesender:

  • WeTransfer (Achtung Datenschutz!)
  • droppy.ch

Einsatzzwecke & Funktionalitäten

  • eignet sich, um grosse Dateien gleichzeitig an einen oder mehrere Empfänger zu senden. Es ist nur jeweils eine Datei pro Mal möglich, d.h für mehrere Dateien erstellt man zuerst ein .zip-Archiv.
  • Studierende dürfen diesen Dienst auch benutzen
  • kommt mit allen Dateiformaten zurecht
  • kann genutzt werden, um Dateien mit heiklerem, z.B. personenbezogenem Inhalt zu übermitteln
  • kann genutzt werden, um Personen, die keinen SWITCHaai-Login besitzen, mittels eines Vouchers einen Gutschein für eine einmalige Dateiübermittlung via SWITCHfilesender zu ermöglichen

HfH-erprobt

Prüfungsvideodateien von/für Studierende/n

Aufwand – Nutzen, Schwierigkeitsgrad

Arbeitsaufwand für den Einsatz dieses Tools aus Dozierendensicht

  • Es geht nicht einfacher!

Technische Komplexität

Dieses Tool eignet sich für (digitale)

  • Anfänger

Tipps

  • Bei grossen Datenmengen ist immer zu überlegen: Muss die Datei wirklich in der Grösse versendet werden oder liesse sie sich auch komprimieren?
  • Bei heiklen Daten unbedingt ein CH-basiertes Tool verwenden.
  • Sollen externe Personen grosse Datenmengen an HfH-Angehörige schicken, kann ein so genannter Voucher eingesetzt werden (siehe Anleitung „Externe Person versendet“ unten).

Schritt für Schritt

HfH-interne Person versendet

  1. SWITCHfilesender im Browser startenStartseite von switchfilesender
  2. Einloggen (mit AAI-Login oder Gutschein-Login)
    HfH-Angehörige loggen sich wie üblich mit ihrem Account für die Switch-Dienste ein. Falls Sie per Mail einen Voucher für den Dienst SWITCHfilesender erhalten haben, gelangen Sie mit Klick auf den Link zum Dienst.
  3. E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen
    Im Menü von SWITCHfilesender tragen Sie in die Adresszeile die Email-Adressen der Personen ein, die die Datei(en) erhalten sollen. Mehrere Email-Adressen werden entweder mit Komma oder Semikolon abgetrennt.Ein Betreff sowie eine Nachricht erleichtern den Empfängern die Zuordnung, ist aber optional.
    Das Ablaufdatum ist veränderbar, längstens aber um 20 Tage nach dem Versenden der Datei oder der Dateien verschiebbar. Damit wird festgelegt, wann die gesendeten Dateien auf dem SWITCH-Server gelöscht werden und diese entsprechend nicht mehr von den Empfängern heruntergeladen werden können.Mit „Datei wählen“ wird die entsprechende Datei vom Rechner oder der Cloud in die Browseranwendung geladen. Es können auch mehrere Dateien versendet werden (→ ein .zip-Archiv vorher erstellen), jedoch maximal 50GB pro Sendung.
  4. Datei in die geschützte SWITCH Cloud hochladen und sendenDie hochgeladenen Dateien werden unter dem Button „Datei wählen“ aufgelistet. Mit Klick auf „Senden“ erfolgt die Weiterleitung der Dateien an die oder den Empfänger.
    Sobald der Versand erfolgt ist, bestätigt der Dienst dies durch das folgende Fenster:
  5. Bestätigungsmail
    Zusätzlich erhalten Sie als Absender eine Bestätigung per Mail. Darin sind die wesentlichen Angaben des Transfers enthalten.

Externe Person versendet

Voucher für externe Person einrichten

  1. Mit Klick auf den Menu-Button werden die darunter liegenden Optionen sichtbar. Mit dem Befehl „Gast einladen“ kann nun ein Voucher per Mail an eine bestimmte Person versendet werden.
  2. Um den Voucher zu erstellen, muss die Email-Adresse analog zum Menü „Dateien versenden“ eingegeben werden. Die so angeschriebene Person erhält eine Email mit einem Link zum Voucher. Die Gültigkeit des Vouchers kann variiert werden, maximal zulässig sind aber 14 Tage.(Textvorschlag: „Mit Klick auf den Link können Sie / kannst du die Dateien via SWITCHfilesender an mich schicken.“)

Links

SWITCHfilesender

Lizenz